Bir iş mektubu, iş yazışmalarının ana unsurudur. Şirketin olumlu imajı, hazırlanan belgenin okuryazarlığına bağlıdır. İş mektupları şirketin sekreterleri ve müdür yardımcıları tarafından yazılır.
Bir iş mektubu oluşturma
Bir iş mektubu yazmanın mutlaka bir amacı vardır: işbirliği teklif etmek, kuruluşa satışları artırmak, mallar için ödeme sürecini hızlandırmak, talepte bulunmak, bir şey için teşekkür etmek, bir anlaşma yapmak, tebrik etmek. Mektup belirli bir amaç ile oluşturulmalı ve içinde mümkün olduğunca ifade edilmelidir. Mektubu göndereceğiniz şirketin ayrıntılarını öğrendiğinizden emin olun. Potansiyel bir ortak hakkında maksimum bilgi sahibi olmanız gerekir.
Şirketler genellikle mal veya hizmet sunan çok sayıda mektup gönderir, ancak aynı zamanda muhataplar hakkında minimum bilgi vardır. Bu, tüm acemi işadamlarının ana hatasıdır. Sonuçta, bir mektubun alıcısının kendisine kişisel olarak hitap edildiğini bilmesi her zaman daha hoştur. Örneğin, bir kişiye adıyla hitap etmek, başarılı bir satış mektubunun temelidir. Ve muhatabın adını bilmeseniz bile, her halükarda, ondan bahsederken kişinin konumunu kısaltılmış bir şekilde yazamazsınız.
İş mektubu tasarımı
İdeal olarak, her şirketin kendi markası vardır. Üzerinde bir iş mektubu düzenlenir. Antetli kağıt her zaman kuruluşun adını, gerçek ve yasal konumu, kişileri, web sitesini, e-posta adresini, logosunu ve kuruluşla ilgili diğer bilgileri içerir. İş mektubu marjları: alt, üst, sağ ve sol standart ölçülere sahiptir. Tüm belgeler dosyaya gönderildiği için sol kenar boşluğu 3 cm'dir. Sağ kenar boşluğu - 1.5 cm Üst ve alt girinti: 1 cm.
Her iş mektubu, ortasında kısa ve akılda kalıcı bir başlıkla başlar. Başlık kesinlikle metnin içeriğini ortaya çıkaracaktır. İş mektubunun başlığı şunları içerir: tam adı ile alıcı şirketin adı ve alıcı kişinin konumu (sağ üst köşede). Başlığın altındaki sol üst köşe, kayıt (giden) harf numarasını ve tarihini gösteren bir yerdir. Bir iş mektubu cevap mektubu olarak yazılmışsa, bu mektubun hangi belgeye cevap verdiğini belirtmelisiniz. İş mektubunun başlığı, belgenin tarih ve numarasından sonra belirtilir. Gönderenin imzası mektubun sonunda belirtilir. Ayrıca tam isim ve pozisyon yazılmalıdır.
Mektup şirket hakkında herhangi bir finansal veri içeriyorsa, baş muhasebecinin imzasının da altta olması gerekir. İmzaların sırası şu şekildedir: önce genel müdürün imzası, onun altında baş muhasebecinin imzası. Ayrıca mektubun sonunda imzaya örgütün resmi mührü yapıştırılır. Times New Roman 12. boyut ve tek aralık, resmi iş yazışmaları için standarttır. Ciddi bir teklif olan iş mektubunun faks veya e-posta ile değil, posta ile gönderilmesi adettendir. Kurye, mektubu bizzat yönetici veya sekretere teslim eder. Böyle bir mektup, tipografik yöntemle basılmış büyük bir şirket zarfı içinde teslim edilmelidir. Bütün bunlar şirketin olumlu bir imajını yaratmak için çalışır.
