Her kuruluş, tüm ticari işlemleri takip etmelidir. Kural olarak, herhangi bir hareket, muhasebe olan destekleyici belgelerle düzenlenir. Muhasebenin temeli bu belgelere dayanmaktadır. Genel olarak muhasebe belgeleri nedir ve neden gereklidir?
Tüm muhasebe belgeleri, birleşik formlarda, yani kanunla oluşturulmuş formlarda düzenlenir. Formun üst makamlarca sağlanmaması durumunda belgeler herhangi bir biçimde düzenlenir. Muhasebe belgeleri mutlaka isim, derleme tarihi, organizasyonun detayları, operasyonun içeriği, çalışanların pozisyonlarının adlarını ve imzalarını içermelidir.
Muhasebe belgelerinin özü, kuruluş tarafından yürütülen tüm ticari işlemleri yansıtmanın yanı sıra vergi ve muhasebeyi basitleştirmektir. Muhasebe belgelerinde yer alan tüm bilgiler güvenilir ve anlaşılır olmalıdır. Örneğin, bir muhasebe beyannamesi hazırlarsanız, işlemin içeriği çok gizli yazılmamalı, özü açık ve net bir şekilde belirtilmelidir.
Belgeler, müdür veya müdürün emriyle onaylanan bir kişi tarafından düzenlenmelidir. Muhasebe belgeleri, işlemin tamamlandığı gün veya tamamlandıktan sonra düzenlenir. Örneğin, ayın başında yakıt tüketilir ve bu, otuz gün boyunca her gün yapılır. Muhasebeci, bir sonraki ayın ilk gününde yakıt ve madeni yağ tüketimini hesaplayabilir ve bir muhasebe beyanı düzenleyebilir.
Belgelerde herhangi bir değişiklik yapılmasına izin verilmez. Bir hata fark etmeniz durumunda düzeltme emri vermeniz gerekir. Ardından, gelecekte bir öncekiyle güçlendirilmesi gereken başka bir belge hazırlayın.
Muhasebe belgeleri hem kağıt üzerinde hem de elektronik ortamda düzenlenebilir. Ancak, ikinci yöntemi kullanırsanız, gerekirse, devlet makamlarına, örneğin vergi dairesine sunulması için gerekli olduğu için, gerekirse bir kopya yazdırmalısınız.
