Muhasebede belge akışı, birincil muhasebe belgelerinin hazırlanması veya alınması, bölümlere göre düzenli hareketi, muhasebeye kabul edilmesi, zorunlu işleme ve daha sonra arşive aktarılmasıdır. Kuruluşlarda, belgelerin hareketi, belge akış çizelgesi tarafından belirlenir.
Muhasebedeki tüm birincil belgeler için iş akışının birkaç aşaması vardır. Birincisi ve ana olanı, bir ticari işlem sırasında veya tamamlandıktan hemen sonra bir muhasebe belgesinin hazırlanmasıdır. Ekonomik faaliyetin işleyişinin kaydı, belirlenen gerekliliklere uygun olarak yapılır. Birincil belgeleri oluşturan ve imzalayan tüm görevliler, bu belgelerde yer alan bilgilerin doğruluğundan sorumludur.
İkinci aşama, tamamlanmış birincil muhasebe belgelerinin muhasebe departmanına aktarılmasıdır. Muhasebeci, bunların içeriğini, eksiksizliğini ve düzenlenmesinin doğruluğunu kontrol etmek ve ardından aritmetik bir kontrol yapmakla yükümlüdür. Ayrıca, birincil muhasebe belgeleri işlenir. Aynı zamanda, doğal göstergeler parasal ölçülere dönüştürülür. Bu işleme vergilendirme veya fiyatlandırma denir.
Daha sonra belgeler ekonomik içeriklerine göre (örneğin, bordro, bitmiş ürünlerin makbuzları ve harcamaları vb.) seçilir ve hesap ataması yapılır. Bu aşamada, bu ticari işlem için muhasebe hesaplarının yazışmalarını gösterirler. Ayrıca, birincil muhasebe belgesi ve ticari işlemle ilgili içerdiği bilgiler muhasebe kaydına girilir. Daha sonra belgeler saklanmak üzere arşive gönderilmelidir.
Kuruluşun ekonomik faaliyetlerinin özelliklerine göre çizelgeler ve iş akışı şemaları hazırlamak baş muhasebecinin sorumluluğundadır. Program, organizasyon başkanı tarafından onaylanmalıdır. Böyle bir belge için birleşik bir form yoktur. Bununla birlikte, onu derlerken dikkate alınması gereken ana noktalar vardır: iş akışı çizelgesi, her bir birincil belgeyi geçmek için en uygun departman sayısını yansıtmalı ve her bir departmandaki minimum varlığını belirlemelidir.
Bu yerel düzenleyici kanun, bölümler tarafından sunulması gereken bir şema veya birincil muhasebe belgeleri listesi şeklinde düzenlenir. İcracıları belirtmek zorunludur; bölümlerin hangi belgeleri hangi zaman diliminde değiş tokuş etmesi gerektiğini yansıtın. Verimli bir şekilde organize edilmiş bir iş akışı, mali tabloların zamanında yürütülmesini sağlar.
Kuruluş çalışanları, belge akışı için belirlenen son tarihlere uymakla yükümlüdür. Baş muhasebeci programa uyumu izler.
