Herhangi bir işletmenin yönetimi, faaliyetlerinde hem dış hem de iç birçok faktörü dikkate almak zorundadır. Tüm planlar istendiği gibi yerine getirilmiyor. Verilen görevleri çözen çalışanlar, istemeden hatalar yapabilir veya kendilerine verilen görevlerden kendilerini çekebilirler. Bu nedenle yöneticinin günlük olarak kontrol fonksiyonlarını yerine getirmesi gerekir.
Kontrol ne için?
İster bir iş yapısı, isterse bir devlet kurumu olsun, bir kuruluşun faaliyetleri sürekli olarak değişen bir ortamda gerçekleşmektedir. Yönetim aygıtının işlevlerinden biri, bu tür değişiklikleri dikkate almak ve üretim süreçlerinde ayarlamalar yapmaktır. Aynı zamanda, yöneticinin personeli uygun şekilde organize etmesi ve onu mevcut ve gelecekteki görevleri yerine getirmesi için motive etmesi gerekir.
Astların faaliyetleri üzerinde düzenli ve planlı kontrol, yönetimin ayrılmaz bir işlevidir. Bu sayede çalışanların işlerindeki eksiklikleri zamanında tespit edebilir, hataları ve yanlış hesaplamaları tespit edebilirsiniz. Bir işletmenin işleyişindeki tüm aksaklıklar, personelin hatalı eylemlerinden kaynaklanmaz. Bazen hatalar yöneticilerin kendileri tarafından yapılır, örneğin yukarıdan gelen emirlerin anlamını çarpıtmak.
Yönetim pozisyonundan kontrol, yönetimin talimatlarının ve emirlerinin yerine getirilmesinin doğruluğunu doğrulamak için açık ve iyi düşünülmüş bir önlem sistemidir. Bu kavram ayrıca, çalışanların işlevsel görevlerinin katı performansının izlenmesini de içerir. İşin önemli bir bölümünün makineler ve mekanizmalar tarafından değil, insanlar tarafından yapıldığı bir organizasyonda kontrol, doğrudan güç kavramı ve faaliyetlerin idari düzenlenmesi ile ilgilidir.
Bir yönetim işlevi olarak kontrol
Kontrol sisteminin görevi, çalışanların faaliyetlerinde yönlendirilmeleri gereken bazı standartlar oluşturmaktır. Kontrolün etkili olması için, yöneticinin her bir çalışanın performansını değerlendirebileceği kriterlere ihtiyaç vardır. Standart ve elde edilen performans arasındaki fark, iş süreçlerinin değiştirilmesi için temel oluşturmalıdır.
Yönetimdeki kontrol işlevleri, kuruluşun faaliyetlerini planlama aşamasında zaten yürürlüğe girer. Departmanlar için iş planları hazırlarken, yöneticiler, uygulama zamanlamasını ve uygulamadan sorumlu kişiyi belirten doğrulama önlemleri sağlamalıdır. Kontrolün planlı yapısı, her durumda değil, sistematik bir şekilde faaliyetlerin denetiminin yapılmasını mümkün kılar.
Kontrolün nihai amacı, organizasyon yönetiminin performans göstergelerinin en verimli performansına odaklandığı bir duruma ulaşmaktır. Yönetici, kontrol faaliyetlerini planlarken, bireysel çalışanların ve bir bütün olarak ekibin psikolojik özelliklerini dikkate almalıdır. Yanlış yapılandırılmış bir denetim sistemi personeli olumsuz etkileyebilir, motivasyonun düşmesine ve gerginliğin artmasına neden olabilir.
