Taşınma ihtiyacı ile karşı karşıya kalan özel bir ofis veya bir devlet kuruluşu, operasyon sırasında biriken çok miktarda mobilya, ekipman ve teknolojinin hareketi ile sorunları çözmek zorunda kalır. Tüm eşyaların zarar görmeden düzgün bir şekilde taşınması zorunludur. Bu nedenle, ofis taşınmasını uygun şekilde organize etmek gerekir.
Ofisin taşınması biraz zaman alacaktır, bu yüzden önceden yapın, tüm hazırlık için yaklaşık bir ay ayırın. Hangi noktalara özellikle dikkat etmelisiniz?
✔ Şirket oldukça büyükse ve geniş bir kadroya sahipse, böyle sorumlu bir olay için önceden bir yönetim planı hazırlamanız tavsiye edilir. Öncelikli görevleri belirlemek, bütçeyi belirlemek, tüm noktalardan sorumlu çalışanları atamak ve en önemlisi tüm taşınma süreci için bir koordinatör atamak gerekiyor. Ana ve ikincil görevlerin kontrolünü ele alacak olan odur. Müşterilerinize yeni bir ofise taşınmayı planladığınızı bildirdiğinizden emin olun.
✔ Bir sonraki adım, seçtiğiniz nakliye şirketi ile bir anlaşma imzalamaktır. Yükleme ve boşaltma işlemlerine ve mülkün varış noktasına taşınmasına ek olarak, sözleşmeye ek maddeler eklenebilir. Örneğin, mobilyaların sökülmesi ve montajı, yeni bir odaya yerleştirilmesi, kamu hizmetleri ve sabit ekipmanların bağlanması, taşındıktan sonra binaların temizlenmesi.
✔ Taşınmaya dahil olan mülkün tam listesini yapın. Bir taşıyıcı şirketten profesyonelleri çekerken kesinlikle gerekli olacak ve bir ofisi kendi başınıza taşırken kafa karışıklığını önlemeye yardımcı olacaktır. Gereksiz tüm mülklerden kurtulun - satın, saklayın veya atın. Gereksiz şeylerin taşınması için para ve zaman harcamanıza gerek yok.
✔ Gelecekteki binanızın planını, çalışanların iş yerlerinin yeni ofiste mobilya ve bilgisayarların kurulacağı yeni bir yere yerleştirilmesini yansıtan belgeler hazırlayın. Bu size çok zaman kazandıracaktır.
✔ Gerekli tüm ambalaj malzemelerini ve kartonları kargo firmasının kendisinden satın alabilirsiniz. Tüm kişisel eşyalarınızı kutulara koyun. Çıkartmalarla işaretlediğinizden emin olun. Çalışanların bunun nasıl doğru bir şekilde yapılacağına dair bir not talimatı vermeleri tavsiye edilir.
✔ Bilgisayarları ve diğer ekipmanları güç kaynağından ayırın. Bu sadece bir uzman - bir sistem yöneticisi tarafından yapılır.
✔ Harekete dahil olan tüm kişilerin listesini yapın. İhtiyaç varsa, herkes için önceden geçiş hazırlayın. Ofisin taşınmasına dahil olan tüm araçları listeleyin. Yükleme / boşaltma yerine engelsiz geçişi sağlayın.
Şirketin ofisinin taşınması oldukça ciddi bir olaydır. Ancak gördüğünüz gibi doğru yaklaşım ve organizasyon ile tüm maliyetler minimize edilebilir. Bunu yapmak için süreci doğru bir şekilde planlamak yeterlidir ve hem şirket çalışanları hem de müşteriler için taşınma ile ilgili rahatsızlık en aza indirilecektir.
