Büro çalışması - GOST R 51141-98 "Ofis işleri ve arşiv işleri tarafından düzenlenen bu belirli kuruluşta yönetim için belgeler ve dokümantasyon desteği ile çalışın. Terimler ve tanımlar". Büro çalışmalarının organizasyonu, işletmenin mevcut faaliyetlerinde gelen, giden ve dahili belgelerin kaydı, saklanması ve kullanılmasıdır.
Talimatlar
Aşama 1
Ofis işlerini düzenlerken, işletmenizin, kuruluşunuzun, coğrafi olarak uzak bölümlerin veya şubelerinizin olup olmadığına karar verin, bu gerçeği dikkate alın ve bu bölümlerle etkileşim için bir mekanizma sağlayın. Kayıt ve evrak işlerinde sorun yaşamamak için içlerindeki ofis çalışma sistemi merkez ofis ile aynı olmalıdır.
Adım 2
Mevcut ofis çalışma biçimlerinden hangisini kullanacağınızı düşünün: merkezi, karma veya merkezi olmayan. Seçimleri, işletmenin yapısı (coğrafi olarak uzak alt bölümleri olup olmadığı) ve ofis yönetim hizmetinin teknik ekipmanı tarafından belirlenir. Bu hizmet sayıca azsa ve teknik olarak sağlanmıyorsa, işlevlerinin bir kısmı alt bölümlere aktarılır. Bu durumda karma ofis çalışması gerçekleşir. Bu hizmetin gerekli tüm personel, donanım ve yazılımla donatılması durumunda, bu kayıt tutma şekli merkezileştirilecektir.
Aşama 3
Her yapısal birimde, ofis işlerini yürütecek özel bir personel birimi seçin. Bu mümkün değilse, ana iş görevlerinin performansını bir katip işleviyle birleştirecek başka bir çalışan atayın.
4. Adım
Tüm gelen, giden ve dahili belgeleri içerecek olan davaların sayısını ve isimlendirmesini belirleyin. Bunlar daha yüksek (ana) bir kuruluştan alınan belgelerse, değerlendirilmek üzere başkana sunulur; alt kuruluşların belgeleri, onlarla çalışmaktan sorumlu başkan yardımcısına değerlendirilmek üzere sunulmalıdır. Buna göre, vatandaşların itirazları, nüfusla çalışmakla yükümlü olan vekile yönlendirilir.
Adım 5
Muhabir çemberini belirledikten sonra, bu belgenin hangi muhabir grubuna ait olduğunu hemen belirleyebileceğiniz bir sınıflandırıcı oluşturun. Örneğin, devlet kurumları için, üst bir kuruluştan gelen mektuplar için 01 kodunu atayın - kod 02, tedarikçiler için - kod 03, müşteriler için - kod 04, vb. Bu, kuruluş içindeki belge akışını kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.
6. Adım
Belge dolaşımının hangi biçimde gerçekleştirileceğini belirleyin - bir dergi veya kartta. Her iki form da elektronik belge yönetimi için özel programlarda uygulanmaktadır. Henüz böyle bir programı satın alamazsanız, elektronik belge kayıt dergilerini kullanın, bunlar Excel'de hazırlanabilir.
