Bir kalite yönetim sisteminin varlığı, bugün şirketin istikrar ve güvenilirliğinin bir kanıtıdır. Uygulanması, yönetilebilirliği ve rekabet gücünü artırmanın yanı sıra maliyetleri düşürür.
Bu gerekli
- - "Kalite politikası";
- - "Kaliteli";
- - "Sistem çapında belgelenmiş prosedürler";
- - "Kalite Politikası"na karşılık gelen bir program;
- - şirketteki iş süreçlerini yöneten düzenlemeler;
- - eğitimli ve eğitimli personel.
Talimatlar
Aşama 1
Kalite yönetim sistemi, bir şirketin güvenilirliğinin ve müşteri gereksinimlerine uygun ürünler üretme kabiliyetinin bir göstergesidir. Sistem uygulamasının amacı, personelin çalışmasında kusurlara neden olabilecek olası hataları ortadan kaldırmaktır. Kalite yönetim sistemini uygulama prosedürü çok yönlü ve çok aşamalıdır ve uygulanması uzun bir süreyi (1,5 yıla kadar) gerektirir.
Adım 2
Bir kalite yönetim sisteminin uygulanması, yönetimin bu süreci başlatmanın tavsiye edilebilirliği hakkında verdiği bir kararla başlar. Üst yönetim düzeyinde, sistemi oluşturmaya yönelik hedefler ve bunlara ulaşmak için belirli taktik adımlar geliştirilir. Bütün bunlar siparişler ve stratejik belgeler şeklinde belgelenmelidir. En önemlilerinden biri, erişilebilir ve özlü bir biçimde kalite sisteminin dayanacağı temel ilkeleri içermesi gereken "Kalite Politikası"dır. Şirketin öncelikleriyle uyumlu olmalı ve değerlerine dayanmalıdırlar.
Aşama 3
Bir sonraki adım, sistemi oluşturma kararını personele iletmek ve bu prosedürün onlar için önemini haklı çıkarmaktır. Şirkette sorumlu bir kişinin yönetimi altındaki tüm çalışanlar, temel ISO standartlarının yanı sıra yönetim teorisini de incelemelidir. Kalite yönetim sistemi çerçevesinde personelin yetkinliğine, gerekli bilgi ve deneyimlerine özel önem verilmektedir.
4. Adım
Ardından, şirketteki mevcut durumu ve ISO standartlarının gerekliliklerini karşılaştırmanız gerekir. Bu, şirket çalışanları ile görüşülerek ve sorgulanarak yapılabilir. Sonuç, standardın özel gereksinimlerinin nasıl uygulandığına ve ne yapılması gerektiğine dair rehberlik sağlayan bir rapor olmalıdır. Rapor, mevcut duruma özellikle dikkat etmelidir: şirketin ana ve yardımcı süreçleri, en kritik iş süreçleri, ilgili düzenlemelerin varlığı ve ayrıca sorumluluk ve yetkilerin kişi ve bölümlere göre dağılımı. Kalite yönetim sisteminin uygulanmasının sonucu, mevcut ve gerekli durum arasındaki çelişkilerin ortadan kaldırılması olmalıdır.
Adım 5
Bir proje programı hazırlamadan bir kalite yönetim sisteminin uygulanması mümkün değildir. Prosedürün aşamalarının bir tanımını, her aşamadan sorumlu olanların bir listesini ve bütçenin dağıtımını içermelidir. İkincisi, harici danışmanların hizmetleri için ödeme maliyetlerini, eğitim personelinin maliyetini ve yönetimi ana işten uzaklaştırmak için ödenmesi gereken fiyattan oluşur. Program, yönetimin hedeflerine ulaşıp ulaşmadıklarını belirleyeceği kriterlerle (örneğin hurda oranı, müşteri memnuniyet oranı, geri dönüş oranı) sona ermektedir.
6. Adım
ISO sistem standartları, bir şirketin tüm iş süreçlerinin belgelenmesini gerektirir. Öncelikli olarak "Kalite Politikası" esas alınarak bir "Kalite El Kitabı" hazırlanır. Bu belge, sorumluluk alanlarının bir tanımını, kalite departmanı için gereksinimleri, belge yönetimi için bir algoritmayı, şikayetleri alma ve işleme prosedürlerini içerir. Başka bir belge grubuna "Sistem çapında belgelenmiş prosedürler" denir. Standarda göre 6 temel prosedür düzenlenmelidir. Bu, belge, veri, denetim, evlilik, önlem yönetimi, tutarsızlıkların düzeltilmesi ve tutarsızlıkların ortaya çıkmasının önlenmesidir. Son olarak, aşağıdaki belge grubu, bunları yönetmek için süreçlerin etkin bir şekilde planlanması ve uygulanmasına yönelik kuralları tanımlamalıdır.
7. Adım
Tüm iş süreçleri normalleştikten sonra sistemin deneme işletimine geçilmesi gerekmektedir. Süreçler, örneğin tedarik departmanında bir deneme operasyonu başlatılarak ve ardından satış departmanına geçilerek kademeli olarak başlatılabilir. Deneme operasyonuna, güçlü ve zayıf yönleri belirlemek için yönetim sisteminin bir iç denetimi eşlik etmelidir. Denetim, niceliksel kalite göstergeleri ile uğruna çalışılacak ideal parametreleri karşılaştırmalıdır. Tüm sapmalar, çalışanların çalışmalarının sonuçlarına göre kaydedilmeli ve düzeltilmelidir.
8. Adım
Son aşama, KYS'nin sertifikalandırılmasıdır. Bunu yapmak için, belgelendirme kuruluşuna bir başvuru göndermeniz, hazırlanan tüm düzenleyici belgeleri, şirketin organizasyon yapısının bir şemasını ve kilit müşterilerinin bir listesini eklemeniz gerekir. Gönderilen belgelerin incelenmesi ve kalite sisteminin doğrudan işletmede kontrol edilmesinden sonra, sertifikasyon merkezi tüm tutarsızlıkları yansıtan bir protokol hazırlar. Sonuçlarına bağlı olarak, şirket sınırlı bir süre içinde tüm yorumları ortadan kaldırmalı ve düzeltmelerin sonuçlarını sağlamalıdır. Eksiklikler giderilirse firmaya sertifika verilir. Tamamlanması yaklaşık bir ay sürer.
9. Adım
Firma sertifikalandırıldıktan sonra kalite yönetim sistemini iyileştirme çalışmaları durmamalıdır. Ayrıca, belgelendirme kuruluşu periyodik olarak yeniden denetim yapmalıdır. Amaçları, şirketin kendi yönetim sistemini sürekli olarak geliştirdiğini doğrulamaktır.
