İşletme tarafından imzalanan sözleşmelerin saklama koşulları, endüstri standartları ve normları tarafından düzenlenmemiştir, bu nedenle, genellikle kayıplarından nasıl kaçınılacağı ve doğru depolama ve muhasebenin nasıl organize edileceği sorusu ortaya çıkar. Bu sorunun en makul çözümü, bu belgelerin hazırlanması, sonuçlandırılması ve saklanması için prosedürü belirleyecek olan belirli bir işletmenin kurumsal kanununun çıkarılması olacaktır.
Talimatlar
Aşama 1
Şirketiniz üçüncü taraf kuruluşlarla çok çalışıyorsa ve yapılan sözleşmelerin sayısı önemliyse, depolarını ofise veya ofis departmanına emanet etmek mantıklıdır. Bu oldukça uygundur, çünkü ofiste, başkan tarafından imzalanan ve müteahhitler tarafından gönderilen tüm belgelerin kayıtlı olduğu. Yürürlükteki sözleşmenin tescilinden sonra, büro çalışanları gerekli sayıda nüshayı hazırlayarak sorumlu icracılara dağıtmak ve belgelerin asıllarını özel olarak belirlenmiş bir yerde saklamak zorundadır.
Adım 2
Şirketiniz küçükse ve büro departmanınızın yanı sıra sorumlu bir katibiniz yoksa, örneğin gayrimenkul kiralamak veya satın almak için önemli ancak nadiren kullanılan sözleşmeler, hukuk departmanında birlikte tutmak mantıklıdır. şirketin kurucu ve yasal belgeleri. Bunlar üzerinde hesaplama yapan muhasebe departmanı bu sözleşmelerin birer örneğini sağlamalıdır. Aynı yerde, muhasebe departmanında, ödemelerin, ödeme koşullarının veya sabit periyodik ödemelerin (faturalar, iletişim) kontrolünü gerektiren birincil muhasebe belgelerinin türlerinden biri olarak işin tedariki, hizmetleri ve performansı için mağaza ve sözleşmeler.
Aşama 3
Her durumda, tüm sözleşmelerin kendi iç kayıtları olmalı ve her birine elektronik sözleşme kaydına girileceği bir numara atanmalıdır. Bu günlük, Excel elektronik tablolarında yapılabilir. Elektronik dergiye ek olarak, bu sözleşmelerin düzenlenmesine ilişkin, sözleşmenin aslının ne zaman ve sorumlu yürütücülerden kime teslim edildiğini gösteren kağıt tabanlı bir kayıt tutmak gerekir. Bu dergi, saklama için sözleşmenin alındığını ve teslim edildiğini teyit eden, sorumlu yürütücünün imzası için alanlar içermelidir.
4. Adım
Sözleşmelerin hazırlanması, sonuçlandırılması ve saklanması prosedürüne ilişkin Yönetmelikte sözleşmelerle çalışma prosedürünü tanımlayın ve işletme başkanı tarafından onaylayın.
