Kurumsal belgeler düzenli tutulmalıdır. Diğer iş kağıtları arasında mal tedariki için gerekli sözleşmeyi bulmayı kolaylaştırmak için, onlar için ayrı bir raf veya klasör oluşturmaya değer. Ama sadece o değil. Sözleşmelerin kendilerinin de modernize edilmesi gerekiyor.
Talimatlar
Aşama 1
Düzenlemek istediğiniz tüm sözleşmeleri toplayın ve değerlendirin. Ne sıklıkla ve hangi ortaklarla sonuçlandığına dikkat edin. Bu, belgeleri nasıl sınıflandıracağınızı seçmenize yardımcı olacaktır.
Adım 2
Çok sayıda ortak varsa, sözleşmelerin yapıldığı tarihe göre sipariş verme yöntemi daha uygundur. Uzun bir süre boyunca aynı firmalarla sözleşme yapılması durumunda, karşı taraflara göre ayrı bir kategoride (klasör) gruplandırılabilirler. Ve bazı durumlarda sözleşmeleri ortak firmaların isimlerine göre alfabetik olarak düzenlemek yeterlidir.
Aşama 3
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, hacimli klasörlerin kullanılmasının çok sakıncalı olduğunu unutmayın. Sözleşmeleri gözden geçirin ve süresi dolmuş olanları genel yığından kaldırın. Onlar için ayrı bir klasör oluşturun. Bu tür sözleşmelere genellikle zaman zaman yaklaşılır; günlük işlerde gerekli değildir.
4. Adım
Sözleşmeleri kronolojik sıraya göre düzenlerken, genel kayıt tutma ve saklama ilkelerine bağlı kalın. Sık kullanılan bu klasörlerde en üstte yakın zamanda yapılmış sözleşmeler yer almaktadır. Aşağıda, daha erken bir oluşturulma tarihi olan belgeler bulunmaktadır. Arşive girerken, aksine, ilki en üstte, en son yapılan sözleşme ise aşağıda olmalıdır.
Adım 5
Bir kategoriyi diğerinden görsel olarak ayırmak için işaretçiler, etiketler, yer imleri ve diğer kırtasiye malzemelerini kullanın. Bu tür sınırlayıcıların klasörde açıkça göründüğünden emin olun. Bu, gerekli belgelerin aranmasını büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.
6. Adım
Malların tedarikine ilişkin tüm sözleşmeler uygun bir şekilde bir klasöre yerleştirildikten sonra, bir belge kaydı hazırladığınızdan emin olun. Kapağa koyun veya tüm sözleşmelerin üstüne bir klasöre koyun. Kayıt defterinde boş satırlar bırakın. Yeni bir sözleşmeye yatırım yaparken, onunla ilgili bilgileri kayıt defterine girin.
