İş yazışmaları, özellikle tedarikçiye gönderilen mektuplar söz konusu olduğunda, incelik gerektirir, çünkü temyizin nedeni, yalnızca kendi adına değil, aynı zamanda kuruluşunuz adına da yükümlülüklerin yerine getirilmemesi olabilir.
Talimatlar
Aşama 1
Bir tedarikçiden mal sipariş etmek amacıyla ilk kez iletişim kuruyorsanız, kuruluşun standart nakliye talep formunu kullanın. Bu beyan kuruluşun web sitesinde elektronik olarak yayınlanmamışsa, serbest bir tarzda bir mektup yazın.
Adım 2
Birden fazla ürün çeşidinin farklı miktarlarda sipariş edilmesi durumunda, gerekirse ürünün adını, eşyasını, rengini gösteren bir tablo şeklinde sipariş verin. Sipariş edilen mallar için ödeme yükümlülüklerini yazın, tedarikçiye kuruluşunuzun ayrıntılarını sağlayın, bu verilere dayanarak tedarikçi bir sözleşme hazırlayacaktır. Mektubun sonunda, karşılıklı yarar sağlayan daha fazla işbirliği için umutlarınızı ifade edin.
Aşama 3
Tedarikçiye göndereceğiniz mektubunuz, sözleşmeden doğan yükümlülüklerini uygunsuz bir şekilde yerine getirmesi, mal veya yanlış kalite, kalite veya türdeki malların geç teslimi ile ilgiliyse, "Sizi bu mektupla bilgilendiriyoruz…", "Sizi bilgilendiriyoruz…". Gönderilen ürünü neden kabul edemediğinizi açıkça belirtin. Tedarikçinin size kaç birim ve ne tür mallar göndermesi gerektiğini gösteren sözleşmeye veya sözleşme uygulamasına bakın. Bu durumda tedarikçinin hatasını düzeltmesi daha kolay olacaktır.
4. Adım
Mektubunuz, sözleşme tarafından belirlenen süre içinde mallar için ödeme yapamama ile ilgiliyse, bunu tedarikçiye en nazik, ancak aynı zamanda resmi biçimde bildirin. "Ödemedeki gecikme için özür dileriz…", "Mevcut koşullar nedeniyle faturaları daha önce ödeyemiyoruz…" ifadelerini kullanın.
Adım 5
Karşı tarafa borcunuzu tam olarak ne zaman ödemeyi düşündüğünüzü ve bu yükümlülüğün kuruluşunuz tarafından yerine getirilmesinin garanti edileceğini söyleyin. Mektubun sonunda, bu bölümün uzun vadeli ortaklığınızı etkilemeyeceğini umduğunuzu ifade edin.
