Vakaların hazırlanması ve arşive sunulması iş akışının ayrılmaz bir parçasıdır. Kayıtları, belgelerin dosyalandığı andan itibaren kuruluşta başlar ve takvim yılı veya saklama süreleri sonunda arşive aktarılmasıyla sona erer. Bazı durumlarda dosyalar bir yıldan daha uzun süre saklanır. Bunlar, örneğin, personel kayıtları ile ilgili belgeleri içerir.
Talimatlar
Aşama 1
Arşivdeki davaları dosyalama prosedürünün fazla zaman almaması için, mevcut iş akışı sırasında kayıt kurallarına uymalısınız. Vakaları kalıcı veya geçici depolama için arşive aktarırken, çalışma talimatları tarafından sağlanmışsa, belgeleri, numara sayfalarını dikmeniz, son bir yazı yazmanız ve ayrıca bir iç envanter hazırlamanız gerekir.
Adım 2
Aynı zamanda, teslim edilen dosyanın başlık sayfasında kuruluş veya işletmenin adı, davaların isimlendirilmesine göre endeks, davanın açılma ve kapanma tarihi ve saklama süresi belirtilir. arşivin başına.
Aşama 3
Arşivlenecek belgeler ayrı bir ciltli klasörde dosyalanır. Belge belirli bir değere sahipse, kural olarak, dikilmez, ancak bir dosyaya veya zarfa konur ve davaya eklenir. Dikişli ve numaralandırılmış davanın sonunda bir tasdik sayfası ve başında bir iç envanter bulunur. Bu durumda kasanın kalınlığı 40 mm'yi, yaprak sayısı 250'yi geçmemelidir.
4. Adım
Arşivde kalıcı ve geçici olarak saklanan davalar için, ancak 10 yıldan az olmamak üzere, davaların arşive aktarılması için bir envanter düzenlenir. Aynı zamanda personel kayıtları ile ilgili belgeler için ayrı bir envanter düzenlenir. Her birine bir seri numarası atanan vakaların adları girilir ve bir isimlendirme kodu da belirtilir. Dosyalar kuruluşun arşivinde kalırsa, envanterler iki kopya halinde yapılır. Dosyalar devlet arşivlerine aktarılacaksa dört nüsha olması gerekir.
Adım 5
Tamamlanmasının ardından 10 yıldan daha kısa bir süre saklamaya tabi olan vakalar, kurum yönetiminin takdirine bağlı olarak arşivlenebilir. Dosya gönderme ihtiyacı, arşivin iş yüküne, eski belgelere erişim sıklığına vb. bağlı olacaktır.
