Banka belgeleri, türüne göre ayrı klasörlerde ve çoğunlukla kronolojik sırada saklanır. Seçim, belgelerin oluşturulmasından sorumlu çalışan tarafından gerçekleştirilir. Özel bir komisyon, süresi dolmuş belgelerin imhasıyla ilgilenir.
Banka belgelerinin saklanması hem bankaların kendileri hem de hesapları tutan kuruluşlar tarafından gerçekleştirilir. Bir kurumdaki saklama sırası, diğerindeki saklama sırasından biraz farklı olabilir.
Banka belgeleri kuruluşlarda nasıl saklanır?
Kuruluşta bulunan bankadan alınan belgeler, parasal işlemlerin gerçekleştirildiğini teyit eder ve muhasebe kayıtlarına yansıtılır. Depolarının yeri, çalışanlarının tüm kağıtları türlerine göre hesaplar ve bankalar bağlamında ayrı klasörlere bölebildiği muhasebe departmanıdır. Bir işletmenin birden fazla cari hesabı varsa, her biri için ayrı bir klasör oluşturulur, bir döviz hesabı varsa, hesabın para birimi kapak ve sırtta belirtilir. Kronolojik sıra, her bir hesap için ifadeleri kaydetmek için kullanılır. Her ekstre, her işlem günü için ödeme belgeleri ve ödeme gerekçelerinden oluşan bir bağlayıcıya sahiptir.
Ödenen faturalar için ayrı bir klasör oluşturulur. Para birimi kontrol belgeleri, para birimi hesaplarıyla çalışmayla ilgili tüm bilgileri bulabileceğiniz ayrı klasörlerde saklanır. İşlemlerin pasaportları, yapılan iş veya hizmetlerin onay sertifikaları, döviz işlemleri sertifikaları ve diğerlerinden bahsediyoruz. Belge hacmi küçükse, belge numarasını, miktarını ve tarihini gösteren yeterli kayıt olacaktır.
Belgeler ticari bankalarda nasıl saklanır?
Bu kurumlar, bankanın mali ve ekonomik faaliyetlerini teyit eden belgeleri ve müşterilerin ödeme ve ödeme belgelerini saklar. Bunların sorumluluğu yöneticiye ve baş muhasebeciye aittir. Hem kağıt hem de elektronik belgeler depolamaya tabidir. Kağıt olanlar, özel bir izin almanız gereken erişim için özel bir depolama tesisinde tutulur. İzin, baş muhasebeci veya yardımcısı tarafından imzalanmalıdır.
Anma belgelerinin dosyalanması günlük olarak yapılır, bunun için belgelerin de kronolojik sırayla saklandığı ayrı bir klasör oluşturulur. Seçim, finansal belgelerin doğru oluşturulmasından sorumlu olan bir çalışan tarafından gerçekleştirilir. Diğer klasörler, nakit finansal kağıtlardan ve müşteri mevduatlarına ilişkin bilgileri yansıtan kağıtlardan oluşmaktadır. Kıymetli madenlerle yapılan işlemlere ilişkin bilgileri içeren belgeler ayrı klasörlerde dosyalanır.
Belirli türdeki belgeleri farklı klasörlere yerleştirme ihtiyacı, her kağıdın kendi raf ömrüne sahip olmasından kaynaklanmaktadır. Bu aynı zamanda belgelerin elektronik biçimde saklanması için de geçerlidir. Süresi dolmuş depolama süresi olan belgelerin imhası için, üyeleri her bir kağıda bakan ve daha sonra süresi dolmuş depolama süresine sahip belgelerin imha edildiğini doğrulayan özel bir işlem dolduran özel bir komisyon toplanır.
