Birçok şirket, mülkiyet biçimlerine bakılmaksızın, yıllık faaliyetlerin sonuçları hakkında yıllık olarak halka açık raporlar hazırlar. Bu belgeler genel halk için bir bilgi kaynağı olarak hizmet eder ve aynı zamanda organizasyonun etkinliğinin veya verimsizliğinin görünür kanıtıdır.
Şirketin gelecekteki kaderi hakkında hissedarlar toplantısının kararı, kuruluşun faaliyetlerinin kamuoyu değerlendirmesi vb., yıllık raporun ne kadar iyi hazırlandığına bağlı olabilir. Başka bir deyişle, yıllık raporu geliştiren bir uzman veya yapısal birim. Sadece itibarın nihai belgenin kalitesine değil, aynı zamanda işletmenin daha da gelişmesine de bağlı olduğunun farkında olmalıdır.
Genellikle, yıllık raporu hazırlama görevi, yıllık dönem için tüm şirketin faaliyetleri hakkında bilgi toplama işlevlerini yerine getiren analitik departmana veya diğer yapısal birime düşer.
Kuruluşun faaliyet türüne ve belgelerin hedeflendiği hedef kitlenin niteliğine bağlı olarak, rapor, çok çeşitli okuyucular için dahili belgeler veya kamuya açık bilgiler tarzında sürdürülebilir. Şirketin kurucu kadrosuna ve hissedarlarına sunulan raporlarda iç dokümantasyon tarzı izlenir. Bu durumda, raporda mali performansa, ekonomik verimliliğe ve planda özetlenen temel hedeflere ulaşmadaki performansa daha fazla dikkat edilir.
Kural olarak, resmi web sitesinde kamuya açık olarak yayınlanan bir kamu raporu için, kuruluşun faaliyetleri, görevleri ve misyonu hakkında daha ayrıntılı bir açıklama gereklidir. Sağlanan bilgilerin bir kısmı, ayrı bir bölümün hazırlandığı ayrıntılı bir açıklama gerektirir. Kural olarak, analitik hizmetler, önemine bağlı olarak bilgileri düzeltme fırsatına sahip olan halkla ilişkiler uzmanlarıyla yakın işbirliği içinde bir kamu raporunun geliştirilmesiyle ilgilenir.
Raporun hedef kitlesinin niteliği ne olursa olsun, herhangi bir nihai belge açıkça bölümlere ayrılmıştır. Birinci bölümde, kural olarak, kuruluştan önce belirlenen görevler ve bunların başarılmasının sonuçları verilir. Aşağıdakiler, yıl ve üretim sonuçları için mali sonuçlardır.
Son bölüm, kural olarak, şirketin sosyal faaliyetleridir. Kural olarak, bu bilgi, şirketin sosyal odaklı politikasının sonuçlarını sağlayan bir kamu raporunda yer alır. Rapora dahil edilecek materyaller olarak, sosyal destek alanında yüksek liyakat için kuruluş temsilcilerinin ödüllendirilmesi, hayır faaliyetlerinin sonuçları vb. hakkında bilgi alınır.
Rapora yansıtılacak bilgileri seçerken, verilen bilgilerin tarafsızlığının korunması gerektiği unutulmamalıdır. Şirketin faaliyetlerinin belirli göstergelerdeki sonuçları ideal olmaktan uzak veya yetersiz performans gösterse bile bu kurala uyulmalıdır. Bundan bahsetmişken, rapor, bu tür sonuçlara yol açan olası nedenleri yansıtmalı ve izleyicinin dikkatini gelecek dönemde sorunu ortadan kaldırma niyetine sabitlemelidir.
