Bir tedarikçiden tüketiciye malların herhangi bir hareketi uygun şekilde belgelenmelidir; bunun için nakliye kurallarını ve malların teslimat şartlarını düzenleyen bir dizi nakliye belgesi kullanılır.
Talimatlar
Aşama 1
Konşimento, makbuz ve borç talimatı olarak kullanılabilen sevkiyat belgelerine aittir. Bu belge uygun şekilde biçimlendirilmelidir. Fatura, ürün, miktarı, her bir kalemin fiyatı ve toplam tutarı hakkında bilgi içermeli, belgenin düzenlenme tarihi ve sayısı belirtilmelidir. İrsaliye, mallar depoya bırakıldığında ve ticaret organizasyonuna teslim edildiğinde sorumlu kişiler tarafından düzenlenir, tedarikçi ve alıcının yuvarlak mühürleri ile tasdik edilmelidir.
Adım 2
Alınan malların kaydı, madde 2.1'e göre yapılır. "Ticaret kuruluşlarında malların alınması, depolanması ve serbest bırakılması işlemlerinin muhasebeleştirilmesi ve kaydedilmesi için metodolojik öneriler". Ekli tüm belgeler (fatura, sevk irsaliyesi vb.) kaşelenir ve tüm makbuzlar, makbuz belgesinin adını, numarasını ve tarihini ve ayrıca ürünle ilgili bilgileri gösteren "Mal Fiş Defteri" nde kaydedilir. Malların kabulünden sonra, ekteki belgelerdeki veriler artık revize edilemez. Mallar, alındığı gün büyük harfle yazılmalıdır, aksi takdirde mal raporunda, malların fiilen alındığı gün postalanmasının imkansızlığının nedenlerini belirten bir not yapılır.
Aşama 3
Alınan malın vesikalık listeye uymaması durumunda özel bir komisyon tarafından kabul edilir ve bir "Kabul Yasası" düzenlenir. Tutarsızlıklar malların miktarı ve kalitesi ile ilgiliyse, tedarikçinin temsilcileri ve maddi sorumlu kişinin huzurunda bir "Envanter kalemlerini kabul ederken kalite ve miktarda tutarsızlıkların belirlenmesine ilişkin Kanun" düzenlenir. Fazla mal bulunursa, tedarikçinin temsilcilerinin varlığı isteğe bağlıdır.
