Sergi ve fuarlara katılım, herhangi bir organizasyonun ürün veya hizmetini pazarda tanıtması için önemli bir mekanizmadır. Bu nedenle katılım hazırlığı özel önem taşıyan bir modda yapılmalıdır. Bu aktivitede önemsiz şeyler yoktur, çünkü geniş çevrelere maruz kalan herhangi bir detay hem olumlu hem de olumsuz sonuçlar doğurabilir.
Kural olarak, şirketin sergilerdeki sunumunun organizasyonu, halkla ilişkiler departmanlarının, basın merkezlerinin ve ayrıca sergi ve fuar faaliyetlerinde yer alan diğer yapısal bölümlerin omuzlarına düşer. Böyle bir işgücü rezervi yoksa, yönetimden ofis personeline kadar tüm şirket organizasyona dahil olur.
Bir şirketin sunumu büyük ölçüde serginin doğasına bağlıdır. Endüstri etkinlikleri, kural olarak, belirli bir iş alanının rakamlarını bir araya getirir: ticaret, inşaat, bilimsel faaliyet vb. Bu nedenle, şirket ortaklarının ve rakiplerinin başarılarını komşu stantlarda görmeye hazır olmalıdır. Serginin sıklığı, standın nasıl tasarlanacağını da etkiler. Yıllık etkinlikler için, alakasız bilgilere dayalı olarak geliştirilmiş güncel olmayan sunum materyallerinin kullanılması kabul edilemez.
Serginin hazırlık süreci, başlamadan birkaç ay önce başlıyor. Bir sunum materyali yaratmanın ilk adımı bir konsept taslağı hazırlamaktır. Bu şematik katılım planı, sunum malzemelerinin bir listesini içerir: stantlar, afişler, video ve ses ürünleri, kitapçıklar ve diğer broşürler. Halkla ilişkiler departmanları tarafından derlenen sergi katılım arşivi, optimal miktarda materyalin hazırlanmasını sağlayacaktır. Aynı zamanda, sunum malzemelerinin üretimi için maliyet tahmini onaylanır.
Bu aşamada şirketin güçlü yönlerinin belirlenmesi önemlidir. onun ürünü veya hizmeti. Rekabet avantajları, tanıtım materyalleri - kitapçıklar, afişler, video klipler - aracılığıyla potansiyel tüketicilere açıkça iletilmelidir. Müşterinin isteği üzerine yapılabilecek özel stand kurulumlarını - yeni bir ekipman modeli veya üretilen malzemelerin görsel bir panoramasını - unutmamalıyız. Bir şirket kırılmaz yemekler üretiyorsa, özel bir sergide ürünün kalitesini göstermek ve herkese ürüne zarar vermeye çalışma fırsatı vermek uygun olacaktır.
Ek olarak, fuarın ilgili bir ziyaretçisi ile bir şirket temsilcisi arasında uzun bir konuşma imkanı sağlamak etik olarak doğru olacaktır. Gerekli bilgileri edinme sürecinde herkesin not alabilmesi için standa not ve kalem içeren bir blok yerleştirilmelidir. Bu aksesuarların firma logosu ile işaretlenmesi arzu edilir.
İkinci adım, afişler ve stant kurulumları için taslak seçenekleri belirlemektir. Kural olarak, bu kurumsal bir renk şeması, yazı tipi ve logo kullanılarak yapılır. Tüm standların boyutları sunum hücresinin boyutu dikkate alınarak yapılır veya satın alınır.
Bir sonraki aşama, stantta çalışacak personelin seçimidir. Genellikle sunum şirket çalışanları tarafından yapılır. Bu yaklaşımın önemli bir artısı, uzmanların organizasyonun faaliyetleri hakkında yetkin bir şekilde anlatabilmesi ve gerekirse sergi ziyaretçilerinin sahip olabileceği soruları yanıtlayabilmesidir. Sunuma katılacak ek çalışanlar, broşür dağıtmak, anketleri doldurmak vb. için ekstra olarak işe alınabilir.
Katılımın etkinliği, kurulan ortaklıkların hacminin basit bir hesaplanmasıyla belirlenir. Fuar ziyaretçilerinin sunum düzenine ilgisi ne kadar yüksek olursa, şirketin etkinliğe katılımının etkisi o kadar büyük olur. Bu nedenle, katılımcının standın yerini seçme şansına sahip olması için, sergiye katılım başvurusunun ilk başvurulardan biri ile yapılması daha iyidir. Ayrıca, sergi organizatörlerinin etkinliğin özel bir ortağı olarak hareket etme tekliflerini reddetmemelisiniz. Bu avantaj, fuar süresince kurum adının rotasyon sayısını artıracak ve firma imajına da olumlu etki yapacaktır.
